ඊමේල් කරන්න එපා පරිස්සමෙන්

ඔබ යමකු සමග දුරකතනයෙන් කතා කරන්නේ නම් ඔබ ගේ කතා බහ අනුව එම තැනැත්තා ඔබ කෙබදු කෙනෙක්දැයි හදුනා ගනු ඇත.ඔබ යවන ඊමේල් එකෙන්ද එහා කෙලෙවරේ සිටින කෙනාටද ඔබේ සියලු තොරතුරු දැනගැනීමට පුළුවන් බව ඔබ දන සිටියද?
මෙය කියවන ඔබට අනිවාරයෙන්ම ඊමේල් ලිපිනයක් ඇති බව නිසැකය.
එමෙන්ම  මේ වන විට ඊමේල් දහස් ගණනක් යවා ඇත.එහෙත් ඔබ මේ දක්වා කලේ යමක් සටහන් කොට සෙන්ඩ් බොත්තම එබුවා පමණද?
එසේනම් ඔබ සම්පුර්නයෙන්ම වැරදිය ඊමේල් එකක් යවන විට ඊට ආචාර පද්දතියක් තිබෙන බව ඔබ දන සිටියාද?
ඒ පිලිබදව දැනුවත් කිරීමට මා අද අදහස් කරනවා.

1  TO   සහ CC අතර වෙනස තේරුම් ගන්න
    

TO යටතෙහි ඔබ යෙදිය යුත්තේ අදාළ ඊමේල් එක කියවා ඊට පිළිතුරක් යවනවා නම් පමණකි.  ඔබේ පිළිතුර දැනුන් දිය යුතු එහෙත් වැඩි ප්‍රමුකතාවක් ලබා දිය යුතු නැති ඊමේල්   CC   යටතේ දැක්වීම සුදුසුය. BCC    යටතේ දැක්විය යුත්තේ ඔබගේ පණිවිඩය දන සිටීම පමණක් ප්‍රමාණවත් පිරිස්ය.  BCC    යටතේ දැක්වෙන ලිපිනයන් වෙනත් යට බැලීමට නොහැකිය.

 2 වැල්වටාරම් වලින් තොර කෙටි පණිවුඩයක් ලබා දෙන්න

 පළමුව වඩාත් වැදගත් කරුණ සදහන් කරන්න ඉන් අනතුරුව ඒ පිලිබදව තොරතුරු සදහන් කරන්න අනවශ්‍ය වැල්වටාරම් සදහන් කිරීමෙන් වලකින්න.එබදු වැල්වටාරම් වලින් පිරුණු පණිවුඩ ලබන්නා ඇතැම් විට එයට ප්‍රතිචාර නොදක්වන්නටද පුළුවනි.එමෙන්ම එය කියවීමට පවා පෙලෙබෙන්නේ නැත.එබැවින් ඔබේ පණිවිඩය හැකි තරම් සරලව සහ කෙටියෙන් සදහන් කරන්න.

3 එක ඊමේල් එකක් තුල බොහෝ කරුණු සාකච්චා කිරීමෙන් වලකින්න 

ඊමේල් එකක් යනු ලිද ලග සංගමයක් නොවන බව මතක තබා ගන්න එබෙවින් ඔබට බොහෝ කරුණු සදහන් කිරීමට තෙබෙ නම් එක කරුණක් සදහා එක පණිවිඩයක් යවන්න    subject line එකෙහි
අදාළ මාතෘකාව සදහන් කිරීමෙන් පණිවිඩය බලන කෙනාට ඊමේල් එකේ ඇති කරුණ එය විවුර්ත කිරීමට පෙර හදුනාගෙන වුවමනා විටෙක එය බැලීමට හැකිය.

4 කලට වෙලාවට    reply  කරන්න 

ඔබ ව්‍යාපාර අලෙවිකරණය පාරිභෝගික සේවා වැනි දේවල් එක්ක සම්බන්ද වී නොමැතිනම්
ඊමේල් එකක් ලද වහාම  reply   කිරීමට අවශ්‍ය නොවේ.එහෙත් දිනකට දෙවරක් හෝ තෙවරක් ඔබේ    inbox    එක පරික්ෂා කිරීම සහ අදාළ පණිවිඩයට පිළිතුරු යැවීම පුරුද්දක් කරගන්න නැතහොත් එය ඔබේ නොසැලකිලිමත්කම සහ වෙලාවට වැඩ නොකිරීමේ ගුණය ප්‍රදර්ශනය කිරීමක් වනු ඇත.

5 සැම විටම ආචාරශීලී වන්න 

මුහුණට මුහුණ හමු වී කතා කිරීමේ දී හෝ දුරකතන සංවාදයකදී හෝ මෙන් ඔබේ ඊමේල් එකක් යැවීමේදී එය ලබන්නාට ඔබේ හඩ නො ඇසේ ඔබ කතාකල යුත්තේ සටහන් කරන වචන වලිනි එනිසා පැවසිය යුතු දේ ආචාරශීලීව සටහන් කරන්න අරුත් දෙකක් නැගෙන සේ වචන භාවිතා කිරීමෙන් වලකින්න.

6අනෙක් අය විවේචනය කිරීමෙන් වලකින්න 

යමෙකුට ප්‍රසංසා කිරීම ට සහ විවේචනය කිරීමට ඊමේල් භාවිතා කරන්න එපා.ඊමේල් එකක්  forward  කිරීමට යන්නේ තප්පර ගානකි.ඒ නිසා වෙනත් අයකු විවේචනය කිරීම දොස් දැක්වීම වැනි කටයුතු සදහා මුහුණට මුහුණ කතා කිරීම හෝ ජංගම දුරකථනය භාවිතා කරන්න (මුහුණට  මුහුණ කතා කරන්න ගියොත් දත් ටික බඩේ හොදේ හැක හැක )

7කෝපයෙන්  reply  කරන්න එපා 

කිසිවිටෙක කෝපයෙන්  පිළිතුරු දෙන්න අන්නෙපා එසේ කළහොත් ඔබේ කෝපය නිවී ගිය පසු අනිවාරයෙන්ම ඔබ විසින් යවන ලද පණිවිඩයට පසුතැවීමට සිදිවනු ඇත.එවිට සියල්ල සිදිවී හමාරය ඔබේ වටිනා පුද්ගල සම්බන්ද තාවන්ද දුරස් වී ඇත.

8   Reply to   all       යන්න නිවැරදි ව භාවිතා කරන්න 

ඔබට ලැබෙන පණිවිඩයට පිළිතුරු දැක්වීමේදී  Reply to   all   යන්න භාවිතා කලයුත්තේ ඔබගේ පිළිතුරු පණිවිඩය ලැබෙන සියලු දෙනාට එය වැදගත්නම් පමණි.නිදසුනක් ලෙස ඔබේ ආයතනයේ ප්‍රධානියා ලිපිනය ලබාදෙන ලෙස ඉල්ලමින් සියලු සේවකයන් වෙත යවන පණිවිඩය      Reply to   all      භාවිතා කිරීමෙන් සිදු වන්නේ සෙසු සේවකයන් වෙතද ඔබේ ලිපිනය යැවීමයි.එබදු අවස්තාවන් වලදී   Reply to sender      භාවිතා කරන්න.

9 නැවත නැවතත්  ඊමේල් කිරීමෙන් වලකින්න 

එකම කරුණ සදහා එක ඊමේල් එක නැවත යැවීමෙන් සිදු වන්නේ ඔබේ ආචාරශීලී භාවය පෙන්නුම් කිරීම පමණකි.ඒ නිසා අදාළ පුද්ගලයාගෙන් ප්‍රතිචාරයක් නොලැබෙන විට වෙනත් ක්‍රමයකින් ඔහු සම්බන්ද කර ගන්න නිදසුනක් ලෙස දුරකතනයෙන් අමතන්න.

10 High priorityයන්න තේරුම් ගන්න    

High priority යන්න භාවිතා කල යුත්තේ ඇත්තටම හදිස්සි වුවමනාවක් ඇති පණිවුඩ සදහා පමණි.නැතහොත් ඔබේ පණිවිඩ ලබන්නන් "කොටිය ආවෝ " යයි කෑ ගැසූ ළමයා මෙන් සලකා ඔබේ පණිවිඩය පිලිබදව අවදානය යොමු නොකරනු ඇත.

11 සියල්ල කැපිටල් අකුරෙන් සටහන් නොකරන්න  

කැපිටල් අකුරු බහුලව යෙදීමෙන් කියවන්නා ගේ ඇසට පහසුවෙන් ඇති කරයි.එනිසා වුවමනා තැන පමණක් කැපිටල් අකුරු භාවිතා කරන්න 

12 අපහාසාත්මක නිග්රහා ශීලී ජාතිවාදී අශ්ශීල  ඊමේල් forward  කරන්න එපා.

 මෙය ඔබේ චරිතය මෙන්ම ඔබ සමාගමක ඊමේල් ඇඩ්රස් එකක්                භාවිතා කරන්නේ නම් එම සමාගම ද අපකීර්තියට පත් කිරීමකි.එනිසා එබදු පණිවිඩ සදහා  E-mail   service        භාවිතා  නොකරන්න 

 13 රැකියා ස්ථානයේ ඊමේල් ඇඩ්රස් එක  පවුද්ගලික නොවන බව මතක තබා ගන්න.

ඔබේ රැකියා ස්ථානයේ    ඊමේල් ඇඩ්රස් එක ඔබ භාවිතා කරන්නේ නම් බලය ඇති ඕනෑම කෙනෙකුට ඔබේ පණිවිඩය කියවිය හැකිය.එම නිසා ඔබේ පවුද්ගලික කටයුතු සදහා වෙනම ඊමේල් ඇඩ්රස් එකක් භාවිතා කරන්න.

14 contact    information සමග signature එකක් යොදන්න.

 මෙය ඔබේ පණිවිඩය ලබන්නන් හට පහසුවක් වනු ඇත.එවිට නැවත නැවතත් ඔබෙන් ලිපිනය හෝ දුරකථන අංකය ඉල්ලමින් ඔබට ඊමේල් එවීමට ඔඋන්ට සිදු නොවෙනු ඇත.

15   if  then option ලබා දෙන්න 

ඊමේල් එකක් මගින් කිසිවිටක අණ කරන්න යන්න එපා යමක් කලයුතු බව පවසා එය නොහැකිනම් මේ මේ අයුරින් කරන ලෙස ද උපදෙස් දෙන්න එවිට නැවත නැවත ඔබෙන් ප්‍රශ්න ඇසීමට පණිවිඩය ලබන්නට සිදී නොවෙනු ඇත.

16  spell checker එකක් පාවිච්චි කරන්න 

"ගුරුවරුන්ටත් අකුරු වරදී" යන්න අපි අසා ඇත්තෙමු.ඒ නිසා සැමවිටම  එකක් භාවිතා කරන්න අක්ෂර විරාම ලක්ෂණ ව්‍යාකරණ ආදියේ ඇති වන වැරදි ඔබේ නොසලිකිලි  මතකම ප්‍රදර්ශනය කරන්නෙකි. 

17 ඊමේල් එකක් යැවීමට පෙර නැවත වරක් හොදින් කියවන්න 

හදිස්සි වන්න එපා  ඊමේල් එක හොදින් කියවන්න එවිට ඉහත දැක්වූ ආකාරයෙන් වරදක් හමු වුවොත් නිවැරදි කිරීමට ඔබට අවශ්‍යතාව සැලසේ. යවන ලද ඊමේල් එකක් කිසිසේත් නැවත වෙනස් කිරීමට නොහැකි බව මතක තබා ගන්න 

මෙබදු කරුණු ගැන අවදානය කළහොත් ඔබට ආචාරශීලී ලෙස ඊමේල් සේවාව භාවිතා කිරීමට අවස්තාව සැලසෙනු  ඇත. එය ඔබේ මිතුරන් සහ සහකරුවන්  අතර ඔබේ මෙන්ම රැකියා ස්ථානයේ ප්‍රතිරූපය ඔසවා තබන්නක් වෙයි.

ඔබට මෙම ලිපිය වැදගත් නම් අදහසක් දක්වා යන්න අමතක නොකරන්න.